财务管理前置重心：把费用报销管理好

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如何管理企业的“钱袋”是企业持续经营的关键。如今，越来越多的企业将财务管理的内部控制节点前移，通过前置控制实现有效的财务管理。在财务管理中，日常费用报销的管理是最重要的。

费用报销系统的结构更具可扩展性

通过制定严格规范的财务报销制度，企业可以加强财务管理，完善财务管理制度，合理控制费用支出，规范企业会计工作和财务报销行为，使企业财务管理制度化、规范化，提高企业经济效益北京汇点科技有限公司高级顾问沈锡刚告诉记者。

与传统手工报销单据填写不规范、效率低下、审批流程复杂、运营成本高、领导工作中断等一系列弊端相比，汇点科技的费用报销管理系统为公司财务管理建立了一个沟通与合作的平台，对细微之处的合理优化和调整可以为公司创造不太明显但非常真实的效益。

报销管理系统的功能结构主要包括三个部分:表示层、功能平台和应用界面。在管理方面，报销业务申请、审批、管理控制、会计处理、资金支付等费用报销管理全过程实现电子化。它具有查询、统计和综合分析功能，使各级领导能够实时了解成本发生情况、成本预算执行情况和业务流程执行情况，为业务决策提供依据。

沈锡刚说:“通过应用配置和系统设置，系统可以根据企业的实际情况和管理需求，调整业务流程、权限、主数据等系统运行环境，快速响应业务流程、组织结构和相关管理系统的变化，使系统更好地为企业服务。”

实现从松散管理到集中网络管理的转变

传统报销模式下困扰企业的问题主要集中在从员工填表到财务审计的过程上。该流程涉及人员多、人员层次复杂、业务量大，可以作为流程改进和再造的终点。这是此报销解决方案的核心。在线报销系统通过整合员工提货单、领导审批和财务审计三个环节，缩短了报销时间，节省了员工和管理人员的时间，提高了企业财务运作的效率。

沈锡刚向记者详细介绍了这一转型过程给企业带来的四大好处。

首先，审批权限是模板化的，审批流程是动态固化的，以满足企业中各种费用报销流程的管理需求。系统支持多费用合并报销。根据不同的费用审批权限，系统动态计算多费用合并报销审批流程，减少费用报销申请单的数量，防止各级审批人在报销签字审批上花费过多的时间和精力。

其次，统一预算编制和预算控制，确保预算执行控制的实施。

第三，应用系统集成了完整的闭环管理系统，包括预算管理、网上报销和财务核算，打破了信息孤岛，使费用报销业务更加自动化和便捷。

最后，集体化系统框架的特点是能够实现快速部署和扩展，适应整个集团的推广需求。

突出实践中的商业价值

在线报销系统实施后，从领导审批到财务审核、出纳付款的全过程都透明地展现在员工面前，这样任何环节对单据的任何调整和审核修改都可以及时反馈给员工。

针对手工报销存在的越级审批、财务被动审批等缺点，应用系统将审批系统的要求固化在系统中，使审批系统得到严格执行，降低了风险。预算控制环节从前端到业务端，实现了应用部门和归口管理部门对预算支出的严格管理，减轻了财务部门对预算控制的压力。

值得一提的是，报销单中有大量的管理信息和计算流程。这些信息涉及大量的专业数据，后续的审计也需要大量的时间和精力。系统预置和自动计算验证大大降低了出错概率。

北京汇点科技有限公司高级顾问沈锡刚

(来源:中国会计报)